Upadłość kontrahenta —
co zrobić krok po kroku.

Kontrahent, który jest Ci winien pieniądze, ogłosił upadłość — albo właśnie się dowiedziałeś, że „coś się dzieje". Ten tekst prowadzi przez pierwsze kroki: co sprawdzić, ile masz czasu i co przygotować, żeby nie zostać z niczym.

1. Najpierw ustal, co dokładnie się stało

Od grudnia 2021 r. postępowania upadłościowe i restrukturyzacyjne toczą się w Krajowym Rejestrze Zadłużonych (KRZ) — to tam obwieszczenia wywołują skutki prawne. Wejdź na portal publiczny KRZ (krz.ms.gov.pl), otwórz wyszukiwarkę podmiotów i wyszukaj kontrahenta po numerze NIP — to najpewniejszy klucz, bo nazwy firm bywają podobne.

Zwróć uwagę na rodzaj postępowania, bo to zmienia wszystko:

• wniosek o ogłoszenie upadłości (sygnatury typu „GU") — upadłości jeszcze nie ma; sąd dopiero rozpatruje wniosek. To sygnał ostrzegawczy: rozważ wstrzymanie dostaw z odroczonym terminem, przedpłaty, uporządkowanie dokumentów;
• upadłość ogłoszona (sygnatury typu „GUp") — postępowanie upadłościowe trwa, majątkiem zarządza syndyk i biegnie termin zgłoszenia wierzytelności;
• postępowanie restrukturyzacyjne — to nie upadłość, ale układ może objąć także Twoje faktury; czytaj obwieszczenia w sprawie.

2. Dlaczego nikt Cię nie powiadomił

Bo nie musiał. Rejestr jest publiczny, a obwieszczenie w KRZ z mocy prawa „zawiadamia wszystkich" — w praktyce oznacza to, że to wierzyciel musi sam zaglądać do rejestru. Co gorsza, popularne darmowe narzędzia nie pokażą Ci upadłości od razu: sprawdzaliśmy spółkę dwa dni po ogłoszeniu upadłości — na białej liście VAT wciąż figurowała jako „Czynny", a w odpisie KRS nie było jeszcze śladu postępowania. Zdarzenie było widoczne wyłącznie w KRZ.

3. Najważniejszy termin: zgłoszenie wierzytelności

Po ogłoszeniu upadłości wierzycieli wzywa się do zgłaszania wierzytelności — z reguły w terminie 30 dni od obwieszczenia postanowienia o ogłoszeniu upadłości w KRZ. Dokładny termin i sposób zgłoszenia znajdziesz w treści obwieszczenia w Twojej sprawie — zawsze je przeczytaj, zanim zaczniesz liczyć dni.

Zgłoszenia dokonuje się elektronicznie, przez system KRZ, do syndyka wyznaczonego w postępowaniu. Papierowe zgłoszenia przedsiębiorców co do zasady nie wchodzą w grę — potrzebne będzie konto w systemie KRZ.

4. Co przygotować do zgłoszenia

1. sygnaturę akt postępowania upadłościowego i dane syndyka — znajdziesz je w obwieszczeniu w KRZ;
2. dokumenty wierzytelności: faktury, umowy, zamówienia, protokoły odbioru, korespondencję potwierdzającą istnienie i wysokość długu;
3. wyliczenie kwoty: należność główna plus odsetki (rozdzielnie), ewentualne koszty;
4. informację o zabezpieczeniach, jeśli masz (np. zastrzeżenie własności, weksel, hipoteka).

Jeżeli sprawa jest duża albo nietypowa (spór co do kwoty, potrącenia, zabezpieczenia rzeczowe) — skonsultuj zgłoszenie z radcą prawnym lub adwokatem. Koszt konsultacji jest zwykle nieporównywalnie mniejszy niż skutki błędu.

5. Restrukturyzacja to nie upadłość — ale też Cię dotyczy

W postępowaniach restrukturyzacyjnych dłużnik dąży do układu z wierzycielami. Twoje wierzytelności mogą zostać objęte układem (rozłożone na raty, zredukowane), a o kluczowych etapach — spisie wierzytelności, głosowaniu nad układem — dowiadujesz się z obwieszczeń. Wniosek praktyczny jest ten sam: obwieszczenia trzeba czytać na bieżąco.

6. Jak nie przegapić następnym razem

Minimum ręczne: raz w tygodniu sprawdzaj w KRZ numery NIP swoich największych odbiorców — tych, którzy są Ci winni pieniądze. To 15 minut, które w złym tygodniu jest warte tyle, co cała faktura.

Jeśli prowadzisz biuro rachunkowe i takich NIP-ów są setki — ręczne sprawdzanie przestaje się spinać. Do tego zbudowaliśmy Wierzytelnika:

Oś czasu z realnego postępowania (2026)

Cztery daty pokazują, dlaczego liczy się każdy tydzień — i jak dużą przewagę daje obserwowanie już samego wniosku o upadłość: