Regulamin serwisu

§1. Definicje

1. Serwis — serwis internetowy Wierzytelnik, dostępny pod adresem wierzytelnik.pl.
2. Usługodawca — podmiot prowadzący Serwis; pełne dane identyfikacyjne zostaną wskazane w niniejszym paragrafie przed zawarciem pierwszej umowy. Kontakt: [email protected].
3. Klient — przedsiębiorca (w szczególności biuro rachunkowe lub kancelaria), który korzysta z Usługi w związku ze swoją działalnością gospodarczą.
4. Usługa — usługa monitoringu informacyjnego rejestrów publicznych opisana w §3.
5. Panel — część Serwisu dostępna po zalogowaniu, w której Klient zarządza Listą NIP i odbiera wyniki monitoringu.
6. Użytkownik — osoba działająca w imieniu Klienta, której Klient udostępnił konto w Panelu.
7. Lista NIP — przekazana przez Klienta lista numerów NIP podmiotów objętych monitoringiem.
8. Rejestry — publiczne rejestry państwowe, w szczególności Krajowy Rejestr Zadłużonych (KRZ), a pomocniczo także rejestry służące ustaleniu nazwy i rodzaju podmiotu (KRS, REGON, CEIDG, wykaz podatników VAT).
9. Okres rozliczeniowy — miesiąc kalendarzowy liczony od dnia aktywacji albo odnowienia Usługi.
10. Cennik — ceny i limity planów opublikowane w Serwisie pod adresem wierzytelnik.pl/cennik.

§2. Postanowienia ogólne

1. Regulamin jest regulaminem świadczenia usług drogą elektroniczną w rozumieniu ustawy z dnia 18 lipca 2002 r. o świadczeniu usług drogą elektroniczną i określa zasady świadczenia Usługi.
2. Usługa jest przeznaczona wyłącznie dla przedsiębiorców (B2B) i jest narzędziem wykonywania działalności zawodowej Klienta. Umów z konsumentami nie zawieramy.
3. Jeżeli Klientem jest osoba fizyczna prowadząca działalność gospodarczą, a umowa nie ma dla niej charakteru zawodowego — wynikającego w szczególności z przedmiotu jej działalności ujawnionego w CEIDG — stosuje się do niej przepisy o ochronie konsumenta w zakresie wskazanym w art. 385⁵ Kodeksu cywilnego i art. 7aa ustawy o prawach konsumenta, w tym postanowienia §4 ust. 11. Osoba taka może najpóźniej przy zawarciu umowy oświadczyć, czy umowa ma dla niej charakter zawodowy; zawarcie umowy nie zależy od złożenia takiego oświadczenia.
4. Wymagania techniczne. Do korzystania z Serwisu i Panelu potrzebne są: urządzenie z dostępem do internetu, aktualna przeglądarka internetowa z włączoną obsługą JavaScript i plików cookies (Panel używa jednego ciasteczka sesyjnego, opisanego w Polityce prywatności) oraz aktywne konto poczty elektronicznej.
5. Szczególne zagrożenia. Korzystanie z usług drogą elektroniczną wiąże się z ryzykiem, w szczególności przejęcia hasła przez wiadomości podszywające się pod Usługodawcę (phishing), złośliwego oprogramowania na urządzeniu Użytkownika oraz korzystania z niezabezpieczonych sieci. Usługodawca nigdy nie prosi o podanie hasła w wiadomości e-mail ani telefonicznie.

§3. Charakter i zakres Usługi

1. Usługa polega na cyklicznym (co do zasady codziennym) sprawdzaniu numerów NIP z Listy NIP w Krajowym Rejestrze Zadłużonych i udostępnianiu Klientowi w Panelu informacji o wykrytych sprawach i zdarzeniach — w szczególności o postępowaniach w sprawie ogłoszenia upadłości (na etapie wniosku), o ogłoszeniu upadłości oraz o postępowaniach restrukturyzacyjnych — wraz z raportem zbiorczym. Powiadomienia pocztą elektroniczną Usługodawca uruchamia odrębnie i informuje o tym Klienta; do tego czasu wyniki są dostępne w Panelu.
2. Usługa ma charakter wyłącznie informacyjny. Nie stanowi porady prawnej, podatkowej ani windykacji, a Usługodawca nie reprezentuje Klienta w żadnym postępowaniu i nie składa za niego pism. Materiały pomocnicze udostępniane w Panelu są dokumentami roboczymi, które wymagają samodzielnego uzupełnienia i weryfikacji; zgłoszenia i inne pisma składa się w KRZ na formularzach urzędowych. W sprawach spornych lub nietypowych Klient powinien skorzystać z pomocy radcy prawnego lub adwokata.
3. Źródłem informacji są wyłącznie Rejestry. Usługodawca nie jest powiązany z Ministrem Sprawiedliwości ani z podmiotami prowadzącymi Rejestry i nie jest źródłem informacji o postępowaniach; każda informacja w Panelu umożliwia weryfikację zdarzenia bezpośrednio w Rejestrze.
4. Usługa wskazuje sprawy, które Rejestr powiązał z numerem NIP z Listy NIP w chwili sprawdzenia. Usługodawca nie gwarantuje, że Rejestr ujawnia każde postępowanie dotyczące danego podmiotu, ani że dopasowanie po numerze NIP jest możliwe w każdej sprawie. Jeżeli sprawdzenie danego dnia nie zostało ukończone, Panel informuje o tym wprost — brak nowych informacji w takim dniu nie oznacza braku zdarzeń.
5. Terminy wskazywane w Panelu (w tym termin zgłoszenia wierzytelności) mają charakter orientacyjny i wymagają każdorazowej weryfikacji w treści właściwego obwieszczenia. To, czy dane zdarzenie wymaga od Klienta jakiegokolwiek działania, ocenia Klient.
6. Bezpłatny skan. Usługodawca może na zgłoszenie przedsiębiorcy wykonać jednorazowe, bezpłatne sprawdzenie do 25 numerów NIP i przekazać jego wynik pocztą elektroniczną. Do bezpłatnego skanu stosuje się ust. 2–5; nie rodzi on obowiązku zawarcia umowy o Usługę.

§4. Zawarcie umowy i oferta na start

1. Zgłoszenie do Usługi następuje wiadomością e-mail na adres [email protected] albo przez formularz w Serwisie.
2. Przed aktywacją Usługodawca przesyła Klientowi na adres e-mail wskazany w zgłoszeniu: niniejszy Regulamin wraz z umową powierzenia przetwarzania danych (Załącznik nr 1), Politykę prywatności, wybrany plan i cenę. Osoba uprawniona do reprezentowania Klienta akceptuje te dokumenty w formie dokumentowej — wiadomością e-mail wskazującą wersje dokumentów. Umowa zostaje zawarta z chwilą przesłania Klientowi przez Usługodawcę potwierdzenia aktywacji Usługi.
3. Oferta na start jest promocją wejściową dotyczącą planu Start, a nie odrębnym planem. W jej okresie Usługa świadczona jest w cenie promocyjnej wskazanej w Serwisie (49 zł brutto miesięcznie, do 100 NIP), z gwarancją ceny przez 12 miesięcy od aktywacji.
4. Gwarancja zwrotu (30 dni). Gwarancja przysługuje jednorazowo i wyłącznie przy pierwszej płatnej aktywacji Usługi przez danego Klienta, identyfikowanego jego numerem NIP; kolejne aktywacje — w tym po wcześniejszej rezygnacji, zmianie planu lub przerwie w korzystaniu — nią nie są objęte. Gwarancja jest powiązana z Klientem jako stroną umowy, a nie z kontem użytkownika ani adresem e-mail.
5. Termin 30 dni biegnie od dnia aktywacji płatnego monitoringu, wskazanego w potwierdzeniu przesłanym pocztą elektroniczną. Zgłoszenie następuje wiadomością e-mail na adres [email protected], z adresu przypisanego do konta Klienta. Podanie przyczyny nie jest wymagane i nie wpływa na realizację zwrotu.
6. Usługodawca zwraca pełną kwotę opłat zapłaconych za okres objęty gwarancją, bez potrąceń, w terminie 14 dni od otrzymania zgłoszenia — przelewem na rachunek, z którego otrzymał wpłatę, chyba że Klient wskaże inny rachunek. Klient nie ponosi kosztów zwrotu.
7. Skorzystanie z gwarancji oznacza rozwiązanie umowy; monitoring i dostęp do raportów zostają wyłączone z końcem dnia, w którym Klient zgłosił żądanie zwrotu. Do danych zgromadzonych w czasie trwania umowy stosuje się §12.
8. Gwarancja zwrotu jest dobrowolnym zobowiązaniem umownym Usługodawcy i działa niezależnie od uprawnień ustawowych Klienta, w tym od prawa odstąpienia opisanego w ust. 11; nie wyłącza ich ani nie ogranicza.
9. Umowa zawierana jest na czas nieokreślony z miesięcznym Okresem rozliczeniowym. Z zastrzeżeniem postanowień o Gwarancji zwrotu Klient może zrezygnować w każdej chwili ze skutkiem na koniec opłaconego okresu — bez okresu wypowiedzenia i bez dodatkowych opłat — wiadomością e-mail na adres [email protected]. Skorzystanie z Gwarancji zwrotu podlega wyłącznie warunkom określonym powyżej, w tym co do terminu zakończenia monitoringu.
10. Klient może w każdym czasie zmieniać Listę NIP w granicach limitu swojego planu — w Panelu albo pocztą elektroniczną.
11. Prawo odstąpienia. Klient, o którym mowa w §2 ust. 3, może odstąpić od umowy bez podawania przyczyny w terminie 14 dni od jej zawarcia, składając oświadczenie pocztą elektroniczną na adres [email protected] (może skorzystać ze wzoru formularza odstąpienia stanowiącego załącznik nr 2 do ustawy o prawach konsumenta). Jeżeli Klient zażądał rozpoczęcia świadczenia przed upływem tego terminu, zapłaci za świadczenie spełnione do chwili odstąpienia, proporcjonalnie do jego zakresu; pozostałą część opłaty Usługodawca zwraca w terminie 14 dni. Skorzystanie z Gwarancji zwrotu w tym samym okresie daje zwrot pełnej kwoty.

§5. Płatności

1. Opłaty za Usługę uiszcza się z góry, przelewem, za każdy Okres rozliczeniowy, według Cennika albo indywidualnie uzgodnionej ceny. Ceny w Cenniku są cenami brutto.
2. Przed rozpoczęciem każdego Okresu rozliczeniowego Usługodawca przesyła Klientowi pocztą elektroniczną fakturę z terminem płatności albo informację o kwocie, numerze rachunku i terminie zapłaty. Okres rozliczeniowy odnawia się po zaksięgowaniu wpłaty; bez wpłaty nie odnawia się, a Klient nie jest obciążany za kolejny okres — fakturę wystawioną na nieodnowiony okres Usługodawca koryguje.
3. Faktury Usługodawca wystawia zgodnie z przepisami o podatku od towarów i usług, w tym — w zakresie, w jakim przepisy tego wymagają — w Krajowym Systemie e-Faktur; faktura wystawiona w tym systemie jest Klientowi udostępniana za jego pośrednictwem.
4. Klient w każdej chwili rezygnuje z odnowienia wiadomością na adres kontaktowy Usługodawcy. Rezygnacja odnosi skutek na koniec opłaconego okresu: do tego dnia Usługa działa bez zmian, a kolejna opłata nie jest należna (§4 ust. 9).
5. Brak wpłaty za kolejny okres skutkuje wstrzymaniem Usługi po upływie okresu opłaconego; nie powoduje powstania zaległości. Usługodawca może — lecz nie musi — utrzymać dostęp do Usługi przez okres nie dłuższy niż 14 dni po terminie, aby umożliwić dokonanie zapłaty; okres ten jest uprzejmością Usługodawcy i nie tworzy po stronie Klienta zobowiązania do zapłaty za czas, w którym Usługa była w ten sposób utrzymana.
6. Płatności kartą ani automatyczne pobieranie opłat nie są dostępne. Ich wprowadzenie wymaga zmiany Regulaminu w trybie §10 i nie nastąpi bez wcześniejszej informacji dla Klientów.

§6. Obowiązki Klienta

1. Klient odpowiada za poprawność przekazanych numerów NIP. Numery o błędnej sumie kontrolnej są odrzucane i raportowane jako błąd wejścia — nie są objęte monitoringiem.
2. Klient wskazuje wyłącznie numery NIP podmiotów, wobec których ma uzasadniony interes gospodarczy — w szczególności jest ich wierzycielem, kontrahentem albo prowadzi ich obsługę na podstawie odrębnej umowy.
3. Klient zobowiązuje się nie wykorzystywać Usługi w sposób sprzeczny z prawem, w szczególności do nękania podmiotów lub obchodzenia ograniczeń dostępu do Rejestrów, oraz nie dostarczać treści o charakterze bezprawnym.
4. Klient zapewnia, że Użytkownicy chronią dane logowania do Panelu, nie udostępniają ich osobom trzecim i niezwłocznie zgłaszają Usługodawcy podejrzenie ich ujawnienia.
5. Dane osobowe przekazywane przez Klienta. Klient odpowiada za zgodność z prawem danych osobowych, które sam przekazuje do Usługi — w szczególności Listy NIP, danych swoich klientów i adresów odbiorców powiadomień — oraz za wykonanie własnych obowiązków administratora wobec osób, których te dane dotyczą. Postanowienie to nie przenosi na Klienta obowiązków informacyjnych Usługodawcy wynikających z art. 13 i 14 RODO; Usługodawca wykonuje je we własnym zakresie, w sposób opisany w Polityce prywatności.
6. Instrukcje wobec danych powierzonych. W zakresie, w którym administratorem danych jest Klient, a Usługodawca przetwarza je na jego polecenie, Klient odpowiada za zgodne z prawem instrukcje, za określenie celu przetwarzania, kategorii osób, których dane wprowadza, oraz za to, żeby zakres tych danych był niezbędny do wskazanego celu. Podział ról między stronami i wymagania art. 28 RODO określa umowa powierzenia przetwarzania danych (Załącznik nr 1).

§7. Odpowiedzialność

1. Usługodawca świadczy Usługę z należytą starannością, w tym utrzymuje mechanizmy kontroli działania monitoringu (raportowanie także braku zdarzeń oraz błędów pobrań).
2. Usługodawca nie gwarantuje nieprzerwanej dostępności Rejestrów ani kompletności i poprawności danych publikowanych przez podmioty trzecie (w tym organy państwa); nie odpowiada za przerwy i błędy leżące po stronie Rejestrów.
3. Usługodawca nie ponosi odpowiedzialności za skutki decyzji podjętych na podstawie informacji z Usługi bez weryfikacji zdarzenia w Rejestrze, w szczególności za uchybienie terminom procesowym.
4. Łączna odpowiedzialność Usługodawcy wobec Klienta ograniczona jest do wysokości opłat uiszczonych przez Klienta za ostatnie 12 miesięcy Usługi; ograniczenie nie dotyczy szkód wyrządzonych umyślnie.
5. Ograniczenia z ust. 3 i 4 nie mają zastosowania w zakresie, w jakim wobec Klienta, o którym mowa w §2 ust. 3, byłyby niedozwolone w świetle art. 385¹–385³ Kodeksu cywilnego.

§8. Reklamacje

1. Reklamacje można składać na adres [email protected]. Reklamacja powinna wskazywać Klienta, opis problemu i oczekiwany sposób jego rozwiązania.
2. Usługodawca rozpatruje reklamacje w terminie 14 dni od otrzymania, informując Klienta o wyniku pocztą elektroniczną.

§9. Dane osobowe

1. Wobec części danych administratorem jest Usługodawca — dotyczy to konta i umowy, korespondencji, własnego katalogu danych z Krajowego Rejestru Zadłużonych, zapisów bezpieczeństwa oraz listy adresów wyłączonych z wysyłki. Zasady tego przetwarzania opisuje Polityka prywatności.
2. Wobec danych, które Klient wprowadza albo wskazuje — kartoteki jego klientów, Listy NIP, dopasowań, raportów, dokumentów i odbiorców powiadomień — administratorem jest Klient, a Usługodawca przetwarza je wyłącznie na jego udokumentowane polecenie. Zasady określa umowa powierzenia przetwarzania danych, stanowiąca Załącznik nr 1 do Regulaminu.
3. Po zakończeniu świadczenia Usługi dane powierzone podlegają — zgodnie z wyborem Klienta — usunięciu albo zwrotowi. Instrukcją domyślną jest usunięcie; Klient może zmienić ją na zwrot najpóźniej przed zakończeniem świadczenia. Operacja kończy się w terminie 30 dni od zakończenia świadczenia, a przy wybranym zwrocie dane nie są usuwane, zanim Klient ich nie odbierze.

§10. Zmiany Regulaminu

1. Usługodawca może zmienić Regulamin z ważnych przyczyn (zmiana przepisów, zakresu Usługi, kanałów płatności), informując Klientów e-mailem z co najmniej 14-dniowym wyprzedzeniem.
2. Klient, który nie akceptuje zmian, może zrezygnować z Usługi przed ich wejściem w życie.

§11. Zawieszenie i rozwiązanie umowy przez Usługodawcę

1. Istotne naruszenie Regulaminu. W razie istotnego naruszenia przez Klienta obowiązków określonych w §6 Usługodawca wzywa Klienta pocztą elektroniczną do usunięcia naruszenia, wskazując, na czym ono polega, i wyznaczając termin 14 dni. Po bezskutecznym upływie tego terminu Usługodawca może wypowiedzieć umowę ze skutkiem na koniec opłaconego okresu rozliczeniowego.
2. Bezprawne korzystanie z Usługi. Jeżeli Klient korzysta z Usługi w sposób sprzeczny z prawem, Usługodawca może niezwłocznie zawiesić dostęp do Usługi, a po potwierdzeniu okoliczności — rozwiązać umowę ze skutkiem natychmiastowym, wskazując przyczynę. Usługodawca zwraca wówczas opłatę za niewykorzystaną część opłaconego okresu, proporcjonalnie do liczby pozostałych dni.
3. Zagrożenie bezpieczeństwa. W razie zagrożenia bezpieczeństwa Usługi, danych Klienta lub innych Klientów — w szczególności przejęcia konta, ujawnienia poświadczeń albo ruchu wskazującego na nadużycie — Usługodawca może niezwłocznie zawiesić dostęp na okres nie dłuższy niż 7 dni, informując o tym Klienta bez zbędnej zwłoki. Zawieszenie samo w sobie nie rozwiązuje umowy. Jeżeli przyczyna zawieszenia nie leży po stronie Klienta, opłacony okres rozliczeniowy ulega przedłużeniu o czas zawieszenia. Jeżeli przyczyna leży po stronie Klienta i nie zostaje usunięta, stosuje się ust. 1.
4. Trwałe wycofanie Usługi. Usługodawca może zaprzestać świadczenia Usługi lub wycofać plan, wypowiadając umowę z zachowaniem 30-dniowego okresu wypowiedzenia, przekazanego pocztą elektroniczną. Usługodawca zwraca opłatę za niewykorzystaną część opłaconego okresu, proporcjonalnie do liczby pozostałych dni. W okresie wypowiedzenia Klient zachowuje dostęp do Usługi oraz możliwość pobrania dostępnych w panelu raportów i dokumentów. Usługodawca poinformuje Klienta o planowanym zakończeniu Usługi i potrzebie pobrania materiałów przed upływem okresu wypowiedzenia.
5. Wypowiedzenie i zawieszenie wymagają formy dokumentowej — wystarczy wiadomość e-mail na adres przypisany do konta Klienta — i wskazania przyczyny.
6. Do danych zgromadzonych w czasie trwania umowy stosuje się §12, niezależnie od tego, na której z powyższych podstaw doszło do rozwiązania, oraz niezależnie od tego, czy umowę rozwiązał Klient czy Usługodawca. Zawieszenie dostępu samo w sobie nie uruchamia terminów z §12 — biegną one od zakończenia umowy.

§12. Dane po zakończeniu umowy

1. Z chwilą zakończenia umowy Klient traci dostęp operacyjny do Usługi: monitoring zostaje zatrzymany, a logowanie do panelu wyłączone. Materiały dostępne w panelu Klient może pobrać przed zakończeniem umowy — w okresie wypowiedzenia (§11 ust. 4) albo przed rezygnacją (§4 ust. 9). Dane powierzone Usługodawca po zakończeniu umowy zwraca albo usuwa zgodnie z §9 ust. 3 i Załącznikiem nr 1; innych zestawień na żądanie po zakończeniu umowy nie przygotowuje.
2. Dane operacyjne — konta użytkowników panelu, dane klientów biura, Listy NIP, powiązania monitorowanych podmiotów ze zdarzeniami oraz ustawienia — zostają usunięte albo zanonimizowane w terminie 30 dni od zakończenia umowy. Anonimizacja oznacza trwałe nadpisanie danych identyfikujących, a nie ukrycie ich w interfejsie.
3. Część danych Usługodawca zachowuje przez oznaczony czas — w zakresie niezbędnym i wyłącznie w celu:
   1. wykazania, jaką treść przekazał Klientowi, oraz ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń;
   2. zapewnienia bezpieczeństwa Usługi, w tym wykazania, komu udostępniono dokument;
   3. wykonania obowiązków wynikających z przepisów prawa.
   Okresy dla poszczególnych kategorii danych wskazuje Polityka prywatności — Regulamin ich nie powtarza, żeby nie powstały dwie różniące się wersje tego samego zobowiązania.
4. Dane pochodzące z jawnych rejestrów, dotyczące podmiotów i postępowań, nie są usuwane z powodu zakończenia umowy z jednym Klientem. Usunięciu podlega powiązanie tych danych z Klientem — jego Lista NIP, dane jego klientów i wynikające z nich dopasowania.
5. W wyjątkowych sytuacjach usunięcie danych może zostać wstrzymane w zakresie niezbędnym do ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń albo z uwagi na obowiązek wynikający z przepisów prawa. Wstrzymanie obejmuje wyłącznie dane, których dotyczy dana sprawa — nie całość danych Klienta — i trwa nie dłużej, niż wymaga tego jej zakończenie.
6. Usługodawca zachowuje zapis wykonanej retencji: dziennik operacji usunięcia, rejestr dat zakończenia umów oraz rejestr wstrzymań. Zapisy te zawierają oznaczenie organizacji, osoby wykonującej operację i jej powód, nie zawierają natomiast treści usuniętych danych. Służą wykazaniu, że obowiązek usunięcia został wykonany, i są przechowywane przez oznaczony, skończony czas liczony od wykonania operacji, a w przypadku rejestru wstrzymań — od ustania przyczyny wstrzymania. Konkretne okresy wskazuje Polityka prywatności.
7. Szczegółowe zasady i podstawy przetwarzania opisuje Polityka prywatności.

§13. Postanowienia końcowe

1. Prawem właściwym jest prawo polskie.
2. Spory z Klientami rozstrzyga sąd właściwy miejscowo dla siedziby Usługodawcy. Postanowienie to nie dotyczy Klienta, o którym mowa w §2 ust. 3 — wobec niego właściwość sądu określają przepisy ogólne.
3. Regulamin w tej wersji jest udostępniony w Serwisie nieodpłatnie, w sposób umożliwiający jego pobranie, utrwalenie i wydruk. Wobec danego Klienta wiąże od chwili akceptacji przy zawarciu umowy (§4 ust. 2).
4. Załącznik nr 1: umowa powierzenia przetwarzania danych osobowych.